Präambel
Der
Turnverein Holzhausen 1962 e.V. verarbeitet in vielfacher Weise
automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der
Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der
Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der
EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu
erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen
Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu
gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
§
1 Allgemeines
Der Verein
verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen
und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und
Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht
automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten
Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet
veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In
all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das
Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen
im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§
2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
-
Der
Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von
Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
-
Im
Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein
insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht,
Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl,
Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf.
Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und
Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und
E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und
Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
-
Im
Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im
Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der
Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine
Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände
beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen
Veranstaltungen teilnehmen.
§
3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
-
Im
Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden
personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in
Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
-
Hierzu
zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen
Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen,
Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Torschützen, Alter oder
Geburtsjahrgang.
-
Die
Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher
Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage
einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
-
Auf
der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des
Vorstands, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der
Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion,
E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
§
4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben
ist der Vorstand nach § 26 BGB.
Der
Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten
nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13
und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von
Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
§ 5
Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
-
Listen
von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B.
Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur
Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert.
Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das
Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
-
Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere
Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung
der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten,
in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen
Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen,
gilt nicht als eine solche Herausgabe.
-
Macht
ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung
satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die
Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des
Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie
der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als
Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das
Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung
abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck
verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
§
6 Kommunikation per E-Mail
Beim
Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem
ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private
E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu
versenden.
§
7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit
personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands,
Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und
Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen
Daten zu verpflichten.
§ 8
Datenschutzbeauftragter
Da im
Verein in der Regel nicht mindestens 10 Personen ständig mit der
automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind,
hat der Verein keinen Datenschutzbeauftragten benannt.
§ 9
Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
-
Der
Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die
Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem
Pressewart. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Pressewart
vorgenommen werden.
-
Der
Pressewart ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im
Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
§ 10
Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
-
Alle
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen
ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige
Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.
-
Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und
insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den
Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet
werden.
§ 11
Inkrafttreten
Diese
Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am
25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage
des Vereins in Kraft. |